A bérleti szolgáltatások részletezésének fontossága

Eddigi pályafutásom során volt szerencsém részt venni több kis és nagyobb iroda, valamint nagy irodaház üzemeltetésével kapcsolatos feladatok ellátásában. Ami mérettől függetlenül közös minden irodában, hogy számos üzemeltetési, karbantartási feladatot el kell látni az irodákkal kapcsolatosan, amelyek egy részét a jogszabályok kötelezően meghatározzák, másik részét pedig a szerződő felek, tehát az irodahelyiségek bérbeadója és bérlője határozza meg igény szerint. Minél nagyobb egy iroda, annál több és mélyebb feladatok várnak az üzemeltetést végző kollégákra. 

Alapesetben ez a téma nem igényelne külön említést, hiszen leülnek a szerződő felek, tehát a bérlő és a bérbeadó tárgyalni, megbeszélik, hogy milyen üzemeltetési feladatok kapcsolódnak az adott irodához, azok ellátása kinek a feladata és költsége, ezt leírják a bérleti szerződésbe és téma lezárva, mindenki tudja a dolgát. A gyakorlat azonban mást mutat. Kis és nagy irodák és irodaházak bérleti szerződésein edződött a lelkem, de kevés olyan bérleti szerződést láttam, ahol ez a téma megfelelően ki lett volna részletezve. Általában minden bérleti szerződés tartalmaz elemeket a szolgáltatási/karbantartási feladatokra, de ezek gyakran igen hiányosak: nincs minden szóba jöhető szolgáltatási/karbantartási feladat szabályozva, nincs pontosan meghatározva, hogy az adott feladat megszervezése és elvégzése kinek a feladata, illetve a feladat elvégzésének költsége melyik felet terheli. És ez addig ki sem derül, amíg nem történik valami rendkívüli esemény (ablaktörés, dugulás, beázás, és még számtalan esetet sorolhatnánk). Jogosan merül fel a kérdés az olvasóban, hogy miért okozhat ez problémát, hiszen egy irodabérlet esetén az épülettel, az irodahelyiséggel kapcsolatos rendkívüli eseményeket a bérbeadónak kell kezelni, hiszen általában ez a bevett üzleti gyakorlat. Csakhogy egy bérleti viszony nem az üzleti gyakorlaton alapul, hanem elsősorban egy szerződésen, amelyben a bérleti szabályokat a felek közösen határozzák meg és kölcsönösen elfogadják. Láttam olyan bérleti szerződést, ahol egyes üzemeltetési feladatok ellátása a bérlő kötelessége volt és ezzel sajnos nem volt tisztában. Hogyan történhet meg az, hogy egy igen fontos szerződési terület nem kerül megfelelően meghatározásra a bérleti szerződésekben? A válasz egyértelműen az emberi hiba. A létesítmény-üzemeltetés egy külön szakma, amely magában foglalja a létesítményekkel (irodák, gyárak, stb.) működtetésével kapcsolatos, jogszabályok által kötelezően ellátandó, valamint az egyéb igény szerinti feladatok ismeretét, megtervezését, megszervezését, lebonyolítását, ellenőrzését, dokumentálását. És sajnos a szerződő felek, illetve az őket képviselő jogi szakemberek egy része sincs a megfelelő létesítmény-üzemeltetési tudás birtokában, így óhatatlanul is hiányos lesz a bérleti szerződés szolgáltatásokkal, karbantartásokkal kapcsolatos része. És ha véletlenül bekövetkezik egy rendkívüli esemény, akkor cégvezetők, irodavezetők, gondnokok, netalán ügyvédek túlóráznak az adott esemény megoldásán, vagy az azzal kapcsolatos költségek elszámolásán. Mondhatnánk, hogy ez olyan ritkán következik be, hogy igazából nem éri meg időt és energiát belerakni a szerződéskötési folyamat során ennek a területnek a részletes kidolgozásába, de a tapasztalat az, hogy számtalan konfliktust, időt, energiát és költséget meg lehet spórolni, ha nem csak “tüzet oltunk” egy-egy rendkívüli esemény bekövetkezése alkalmával, hanem a megfelelő szabályozással már eleve megfékezzük előre a tüzet. Ehhez nem kell más, mint az adott irodára vonatkozóan a kötelező és igény szerinti szolgáltatások és karbantartási feladatok összeírása, annak meghatározása, hogy az adott feladat megszervezése és lebonyolítása kinek a feladat- és hatásköre, és a végrehajtás végső soron kinek a költsége. Ezt egyébként egy egyszerű táblázatos formában össze lehet gyűjteni és a bérleti szerződésekhez mellékletként csatolni. 

Cégvezetők, irodavezetők, bérleti szerződéseket készítő ügyvédek! Ha legközelebb irodabérleti szerződéskötési folyamatokban vesztek részt, jusson eszetekbe, hogy a létesítmény-üzemeltetés feladat- és költségszabályozása milyen fontos és ne sajnáljátok az időt és az egyszeri szakértői költséget a bérleti szerződés ezen részéhez szükséges információk beszerzésére és a megfelelő szerződéses szabályozás kidolgozására. 

Bánszkiné Panka